TÍTULO DEL PUESTO: Asistente de Operaciones
DEPARTAMENTO: Operaciones de Servicio de HVAC Comercial
REPORTES A: Responsable de Compras y Garantía
RESUMEN DEL PUESTO
El Asistente de Operaciones proporciona tanto apoyo administrativo como operativo práctico al Departamento de Servicios de HVAC Comercial. Este puesto ayuda en la administración de garantías, devoluciones de equipos y piezas, acuerdos de subcontratistas, documentación de servicio, coordinación de inventarios y soporte operativo general. El candidato ideal es altamente organizado, detallista y dispuesto a trabajar tanto en la oficina como en almacén o en entornos de apoyo de campo según sea necesario.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES
Administración de Garantía y Devoluciones
- Reclamaciones de garantía de equipos de proceso y piezas con fabricantes y proveedores.
- Revisa la documentación del técnico para verificar la elegibilidad de la garantía.
- Coordinar las Autorizaciones de Devolución de Material (RMA) y hacer seguimiento de las piezas devueltas.
- Supervisa el estado de la reclamación de garantía y haz seguimiento de aprobaciones y créditos pendientes.
- Mantén los registros de garantía y la documentación de apoyo.
- Ayuda a la contabilidad con el seguimiento y conciliación de reembolsos de garantías.
Administración de Subcontratistas
- Ayuda con la incorporación de subcontratistas y el mantenimiento de los registros de proveedores.
- Recoge y lleva un registro de certificados de seguro, formularios W-9, licencias y documentos de cumplimiento.
- Preparar los contratos de subcontratación y coordinar la ejecución de los mismos.
- Mantener archivos de subcontratistas y bases de datos de acuerdos.
- Seguir las fechas de expiración de los acuerdos y los requisitos de renovación.
- Apoyar a los gestores de proyectos y servicios con la coordinación de subcontratistas.
Almacén y apoyo operativo
- Ayuda en la recepción, organización y seguimiento de equipos y piezas devueltas.
- Coordina el envío de los artículos de devolución en garantía a fabricantes y proveedores.
- Mantén registros de inventario precisos relacionados con los materiales de garantía y devolución.
- Ayudar con la preparación de materiales y la logística operativa según sea necesario
Informes y documentación
- Generar informes operativos relacionados con la recuperación de garantías, el cumplimiento de subcontratistas y las actividades de servicio.
- Mantener sistemas organizados de archivo electrónicos y físicos.
- Colaborar en iniciativas de mejora de procesos y programas de eficiencia operativa.
CUALIFICACIONES
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Se prefiere un título de asociado en negocios, operaciones, gestión de la construcción o campos relacionados.
- Dos o más años de experiencia en operaciones, administración de servicios, administración de construcción, coordinación de garantías o roles relacionados.
- Se prefiere experiencia en HVAC, contratación mecánica, construcción, servicios industriales o gestión de instalaciones.
- Tengo una gran competencia con Microsoft Office, especialmente Excel y Outlook.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos.
- Excelentes habilidades de comunicación y atención al cliente.
HABILIDADES PREFERIDAS
- Conocimiento de equipos y operaciones de servicio HVAC comercial.
- Experiencia tramitando reclamaciones de garantía y devoluciones de proveedores.
- Familiaridad con los acuerdos de subcontratistas y la documentación de cumplimiento.
- Experiencia en coordinación de inventario y almacén.
- Experiencia en administración de contratos.
REQUISITOS FÍSICOS
- Capacidad para trabajar tanto en entornos de oficina como de almacén.
- Capacidad para levantar y mover materiales que pesen hasta 40 libras.
- Capacidad para estar de pie, caminar, inclinarse y realizar trabajos físicos ligeros según sea necesario.
- Capacidad para operar equipos de oficina y sistemas informáticos.
COMPENSACIÓN
- Salario competitivo por hora: 19,00–23,00 $ por hora según la experiencia.
- Seguro médico, dental y de visión.
- 401(k) Oportunidad con participación suplementaria en beneficios
- Vacaciones pagadas y festivos.
- Oportunidades de desarrollo profesional.
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